GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

PEMBAHASAN

1.   Definisi dan Pengertian SIM

Sistem Informasi Manajemen terdiri dari 3 kata yaitu “Sistem”, ”Informasi”,dan "Manajemen” yang memiliki arti sebagai berikut :

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah sekumpulan kegiatan atau elemen yang saling bekerjasama dan dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan yang secara bersama- sama melaksanakan dan mempermudah kegiatan – kegiatan utama organisasi.

Dalam sistem terdapat batasan yang disebut Batasan Sistem   yaitu suatu batasan / kondisi   yang memisahkan antara sistem dengan sekitarnya. Sehingga terbentuk suatu wilayah yang berada di sekitar sitem itu sendiri yaitu yang dinamakan Sub-sistem dan Supra sistem. Sub-Sistem adalah bagian - bagian atau elemen - elemen yang mendukung tercapainya tujuan dari pada sistem dan Supra Sitem yaitu suatu lingkungan yang dipengaruhi maupun mempengaruhi  terhadap keberadaan sistem.

                                        Supra Sistem

                                           Batasan Sistem(garis)

                                                       Gambar 1.1

                                                                                                 Supra Sistem

                                                       Gambar 1.2

Secara proses terbentuknya Sistem dibedakan menjadi 2 macam, sistem yang terbentuk secara alami dinamakan sistem alami, contoh : Manusia, Hewan, Tumbuhan, Alam Semesta. Sedangkan sistem yang terbentuk melalui proses buatan manusia dinamakan sistem buatan, contoh : Organisasi, Perusahaan, Perangkat lunak, Perangkat keras, Komputer, Mobil, Setrika, dan lain – lain.

·      Tahapan Terciptanya Sistem

Tahap terciptanya sistem  yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan, penerapan. dan penggunaaannya, yang berlangsung sampai batasan waktu yang ditentukan, untuk merancang sistem itu kembali.

1.    Tahap perencanaan

Merencanakan pembuatan sistem yang dibutuhkan dan bisa diterima lingkungan.

2.    Tahap analisis

Melakukan penelitian didalam memperoleh informasi tentang sistem yang dibutuhkan dan diinginkan oleh lingkungan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbarui dengan proses pemahaman informasi.

3.    Tahap rancangan

Menyiapkan perangkat didalam mempermudah  pembuatan rancangan sistem yang sesuai dengan informasi pada tahap analisis.

4.    Tahap penerapan

Merealisasikan pembuatan sistem yang merupakan penggabungan antara sumber daya fisik dengan konseptual, serta menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

5.    Tahap penggunaan

Pemakai menggunakan sistem untuk memenuhi kebutuhan, dan mencapai tujuan yang telah diidentifikasi pada tahap perencanaan.

·      Siklus Hidup Sistem

            Konsep siklus hidup cocok dengan segala sesuatu yang lahir, tumbuh berkembang dan akhirnya mati. Pola ini juga berlaku untuk sistem berbasis komputer seperti aplikasi pengolahan data atau sistem pendukung keputusan. Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer. Siklus hidup sitem itu sendiri merupakan metodologi, tetapi polanya lebih dipengaruhi oleh kebutuhan untuk mengembangkan sistem lebih cepat.

·      Siklus kehidupan sistem

 

                                                           I           II           III       IV

 

Siklus Sistem

·      Pemahaman siklus hidup sistem

            Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Siklus hidup sistem  adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi yang berbasis komputer. Karena tugas-tugas tersebut mengikuti suatu pola yang teratur dan dilakukan secara top down,  sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterwall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

·      Pengelolaan siklus hidup

            Siklus hidup  dikelola oleh manajer bersama – sama dengan unit jasa informasi, dibantu  analisis sistem dan programmer  serta operator, sehingga dengan adanya keterlibatan dari masing – masing elemen tersebut perkembangan dan pengembangan dari sistem dapat diketahui dengan pasti. Kapan sistem tersebut diperkenalkan, digunakan dan direkayasa ulang, karena masing – masing memiliki kepentingan dan kemampuan didalam pengelolaan sistem.

·      Kemampuan Berinteraksi

Kemampuan   suatu sistem dapat dibedakan menjadi dua macam antara lain : Sistem tertutup dan sistem terterbuka, Sistem terbuka yaitu suatu sistem yang mampu berinteraksi dan beradaptasi dengan lingkungan, sedangkan sistem tertutup yaitu suatu sistem yang tidak mampu berinteraksi maupun beradaptasi dengan lingkungan.

Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dan dapat dimengerti serta bermanfaat bagi user (pemakai).

Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Manajemen menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

Sistem Informasi Manajemen adalah Jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern atau ekstern) kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.

Beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

·       SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989).

·       SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995).

·       SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996).

Dari defenisi diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen, adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah "data base”.

Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM, berikut ini diberikan beberapa definisi:

Ø Data Processing (Pengolahan Data)

adalah manipulasi atau transformasi simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatanyang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-todate dari operasi suatu perusahaan.Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan atau pun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.

Ø Sistem Informasi Manajemen (SIM)

adalah sistem formal dan informal yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masadepan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasiperusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau

karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

Ø Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS)

merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untukdigunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiaplevel organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untukpemecahan masalah yang semi-struktural.

Ø Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA)

mencakup semuasistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada

komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

Ø Experts System (ES)

adalah program komputer yang berfungsi samaseperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.

·      Tujuan Mempelajari SIM

Memandang bahwa nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan baik.Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau terlebih sebagai manajer, harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan dan usahanya.

a)    Manajemen Informasi

Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan.Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.

Jenis-jenis Sumberdaya Informasi:

·           Manusia

·           Material

·           Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

·           Uang

·           Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif.Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik,

dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan daribentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

b)   Manajemen Sumberdaya

Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

   Seluruh kegiatan tersebut yaitu memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin, dan membuangnya disaat yang tepat disebut manajemen informasi.

c)    Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar : keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masalah.

2.   Komponen Pembangun SIM

-   Hardware (Perangkat Keras Komputer)

Merupakan peralatan di sistem komputer yang secara fisik dapat terlihat dan disentuh manusia.Contoh : Mainboard, RAM, HDD, Keyboard, dll.

-   Software (perangkt lunak)

Merupakan perangkat lunak yang mampu menghubungkan antara hardware dan brainware maupun program yang berisi perintah – perintah untuk melakukan pengolahan data.

Contoh : Sistem Operasi, MS.Office, Foxpro, dll.

-   Prosedure / Pedoman

Merupakan kumpulan perintah pada sistem yang bersifat runtut yang musti terpenuhi dan akan disebut kesalahan bila prosedure tidak dipenuhi.

-   Model Manajemen

Suatu bentuk pemodelan atau perancangan pada sistem sesuai kebutuhan masing-masing.

-   Database

merupakan kumpulan file / table / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis, tanpa adanya pengulangan (redundansi) agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

-   Petugas Pengoperasian

merupakan manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

3.   Manajemen Informasi sebagai sumber daya yang dibutuhkan perusahaan

·      Alasan yang perlu diberikan perhatian pada manajemen informasi

-       Kegiatan Bisnis yang semakin kompleks

1)        Pengaruh ekonomi internasional

2)        Persaingan dunia

3)        Kompleksitas teknologi yang semakin meningkat

4)        Batas waktu yang singkat

5)        Kendala – kendala sosial

-       Meningkatnya kemampuan komputer sebagai alat Bantu dalam perusahaan.

Pemakai semakin tahu bagaimana mendayagunakan komputer untuk membantu pekerjaanya. Melauli developer atau programer, program aplikasi dibuat sesuai kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan dan mengefisienkan pekerjaan. Sebagai contoh adalah program aplikasi penjualan yang membantu penjual untuk merekap hasil penjualan mereka perbulan dan melakukan perhitungan serta laporan secara cepat, tepat karena sudah terprogram sesuai kebutuhan.

4.   Subsistem dari SIM

-    Fungsi Organisasi

Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan lainnya. Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang lebih kecil.

-    Aktivitas manajemen

Aktivitas manajemen adalah aktivitas yang dilakukan oleh manajemen yang mampu mengubah rencana menjadi kenyataan, apakah rencana itu berupa rencana produksi atau rencana dalam bentuk sikap dan perbuatan.

-    Hubungan aktifitas manajemen dan fungsi organisasi

Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu mekanisme teknis maupun non teknis yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga potensi diri bisa dioptimalkan dengan baik untuk mencapai visi tertentu. Pengorganisasian ini juga bertujuan mengatur suatu kegiatan besar yang mungkin sangat strategis bagi kehidupan seseorang menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang lebih kecil dan sederhana. Pengorganisasian aktivitas ini misalnya, ketika seseorang ingin menjadi entrepreneur sukses, maka ia harus mulai melakukan sejumlah aktivitas-aktivitas kecil yang dia siapkan sebagai landasan bagi aktivitas besar tersebut. Contoh teknis yang lain misalnya, ketika seseorang yang sedang studi S1 atau S2 akan menyusun skripsi, maka dengan sendirinya dia harus mulai melakukan aktivitas-aktivitas kecil pendukung pembuatan skripsinya seperti; jalan-jalan ke perpustakaan atau toko buku untuk hunting bahan penulisan, melakukan browsing internet untuk mendapatkan bahan terpilih, atau aktivitas kecil lainnya yang relevan.

5.    Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

1)   Fokus Awal Pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched carddan keydrivenbookkeeping machinesberada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaanumumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer.Praktek iniditeruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasiakuntansi.Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahandata elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagipopuler dan telah disingkat menjadi data processing (DP).Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information Systemuntuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

2)   Fokus Baru pada Informasi

Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer.Komputer baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar.Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar.Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawamanspesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahaldan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebutterlalu ambisius.

3)   Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan (DSS)

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikanpendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G.Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSSdan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang demikian bagaimana?.SIM adalah suatu sumberdaya organisasional.SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secaraumum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajersecara khusus.

4)   Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara paramanajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya,Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapatmentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikanini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (wordprocessing).OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electroniccalendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

5)   Fokus Potensial pada Konsultasi

Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificialintelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaranlogis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar(expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.